Pengawasan dalam Manajemen
A.
Pengertian
Pengawasan
Pada
hakikatnya pengawasan di dalam organisasi merupakan suatu kegiatan untuk
memastikan bahwa tujuan-tujuan organisasi dapat terlaksana. Jadi di dalam
pengawasan diusahakan cara-cara agar kegiatan-kegiatan dilaksanakan sesuai
dengan yang telah direncanakan.
Pengawasan
erat kaitannya dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Pengawasan membantu
penilaian apakah perencanaan pengorganisasian, pengarahan, dan pengkoordinasian
telah dilaksanakan dengan efektif. Fungsi pengawasan itu sendiri harus diawasi
pula. Hal ini dapat meliputi di antaranya: apakah laporan pengawasan akurat,
apakah sistem yang dipakai sudah tepat, dan apakah kegiatan diukur dengan
interval frekuensi waktu yang mencukupi.
Image From : 1.bp.blogspot.com
B.
Pentingnya
Pengawasan
Pengawasan
semakin diperlukan di dalam setiap kegiatan organisasi mengingat adanya
faktor-faktor:
1. Perubahan
lingkungan organisasi. Berbagai perubahan yang terjadi terus menerus semakin
inovatifnya pesaing menjadikan pengawasan penting untuk mendeteksi
perubahan-perubahan yang berpengaruh pada kelangsungan hidup organisasi.
2.
Peningkatan
kompleksitas organisasi. Semakin besar organisasi semakin memerlukan pengawasan
yang lebih formal dan hati-hati, mengingat semakin banyaknya kegiatan dan
fungsi-fungsi yang terlibat di dalamnya.
3. Kesalahan-kesalahan.
Karena banyaknya kesalahan yang dibuat oleh bawahan, menyebabkan atasan perlu
melakukan pengawasan yang memungkinkan pendeteksian kesalahan sebelum menjadi
kritis.
4. Kebutuhan
pendelegasian.wewenang. untuk menjamin apakah tugas dan wewenang tugas dan
wewenang yang telah didelegasikan dilaksanakan dengan baik, perlu
diimplementasikan sistem pengawasan.[1]
C.
Tipe
Pengawasan
1.
Pengawasan
Pendahuluan (preliminary control)
Prosedur-prosedur
pengaasan pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar
kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya dibandingkan
dengan hasil-hasil yang direncanakan.
Dipandang
dari sudut perspektif demikian, maka kebijaksanaan-kebijaksanaan merupakan
pedoman-pedoman untuk tindakan masa mendatang. Tetapi, walaupun demikian
penting untuk membedakan tindakan untuk menyusun kebijaksanaan-kebijaksanaan
dan tindakan mengimplementasikannya.
Merumuskan
kebijaksanaan-kebijaksanaan termasuk dalam fungsi perencanaan sedangkan
tindakan mengimplementasikan kebijaksanaan merupakan bagian dari fungsi
pengawasan.
Pengawasan
pendahuluan meliputi:
a.
Pengawasan
pendahuluan sumber daya manusia
b.
Pengawasan
pendahuluan bahan-bahan
c.
Pengawasan
pendahuluan modal
d.
Pengawasan
pendahuluan sumber-sumber finansial
2.
Pengawasan
Pada Waktu Kerja Berlangsung (concurrent control)
Concurrent
control terutama
terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para
bawahan mereka.
Direksi
berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka berupaya
untuk:
a. Mengajarkan
para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode-metode serta
prosedur-prosedur yang tepat.
b.
Mengawasi
pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya.
Proses memberikan pengarahan bukan
saja meliputi cara dengan apa petunjuk-petunjuk dikomunikasikan, tetapi ia
meliputi juga sikap orang-orang yang memberikan penyerahan.
3.
Pengawasan
Feed Back
Sifat
khas dari metode-metode pengawasan feed back ( umpan balik ) adalah
bahwa dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk
mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang.
Adapun
sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak dilakukan oleh dunia bisnis
adalah:
a.
Analisa
Laporan Keuangan ( financial statement analysis )
b.
Analisis
Biaya Standar ( standard cost analysis )
c.
Pengawasan
Kualitas ( quality control )
d.
Evaluasi
Hasil Pekerjaan Pekerja ( employee performance evaluation )
D.
Tahapan
Proses Pengawasan
Proses
pengawasan umumnya terdiri dari 4 ( empat ) tahapan sebagai berikut:
1. Penetapan
standar pelaksanaan. Dalam hal ini ditetapkan suatu satuan pengukuran yang akan
digunakan sebagai patokan untuk penilaian hasil-hasil kegiatan.
2.
Penentuan
pengukuran pelaksanaan kegiatan. Dalam hal ini ditetapkan:
a. Berapa
kali pengukuran dilakukan terhadap pelaksanaan suatu kegiatan. Misalnya,
harian, mingguan, atau bulanan.
b.
Dalam
bentuk apa pengukuran dilakukan. Misalkan, laporan tertulis atau lisan.
c.
Siapa
yang terlibat dalam pengukuran.
3. Pengukuran
pelaksanaan kegiatan. Setelah ditentukan hal-hal yang berkaitan dan akan
menjadi pedoman dalam pengukuran, selanjutnya dilaksanakan pengukuran
pelaksanaan kegiatan tersebut. Pengukuran dilakukan dengan:
a.
Pengamatan
langsung
b.
Laporan
dan informasi yang masuk, baik lisan maupun tertulis.
c.
Metode-metode
otomatis.
d.
Pengujian
dan pengambilan sampel kegiatan.
4.
Perbandingan
pelaksanaan dengan standar serta analisa penyimpangan. Tahap ini metupakan
tahap kritis dari proses pengawasan. Dalam tahap ini dapat diinterpretasikan
adanya penyimpangan harus dianalisis agar dapat diidentifikasi penyebab-penyebabnya.
E.
Karakteristik
Pengawasan yang Efektif
Supaya
menjadi efektif, sistem pengawasan harus memenuhi kriteria-kriteria tertentu,
di antaranya:
a. Akurat.
Informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat. Sebab ketidak akuratan
dapat menyebabkan pengambilan tindakan koreksi yang keliru atau bahkan
menciptakan masalah yang sebelumnya tidak ada.
b. Tepat
waktu. Segala informasi harus disampaikan dan dievaluasi secepatnya agar dapat segera
dilakukan tindakan koreksi sebelum menjadi kritis.
c.
Objektif
dan menyeluruh. Informasi harus mudah dipahami dan bersifat objektif serta
lengkap.
d. Terpusat
pada titik-titik pengawasan strategis. Pengawasan seharusnya memusatkan
perhatian pada penyimpangan-penyimpangan yang paling sering terjadi dn
menimbulkan akibat yang fatal.
e. Reaistik
secara ekonomis. Biaya pelaksanaan pengawasan harus lebih rendah atau paling
tidak sama dengan nilai kegunaannya.
f. Terkoordinasi
dengan aliran kerja organisasi. Informasi pengawasan harus terkoordinasi dengan
aliran kerja organisasi karena bagaimanapun setiap tahap dalam proses pekerjaan dapat mempengaruhi
hasil keseluruhan operasi.
g.
Fleksibel.
Pengawasan harus memiliki fleksibilitas agar dapat memberikan tanggapan atau
reaksi terhadap perubahan-perubahan lingkungan.
h. Bersifat
sebagai petunjuk dan operasional. Sistem pengawasan yang efektif harus dapat
menunjukkan penyimpangan dan tindakan koreksi yang harus diambil.
i. Diterima
oleh anggota organisasi. Sistem pengawasan harus mampu mengarahkan pelaksanaan
kerja para anggota organisasi dengan mendorong perasaan bertanggungjawab dan
berprestasi.
0 komentar:
Post a Comment