KERJA KELOMPOK DAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Artikel terkait : KERJA KELOMPOK DAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

A.           Kelompok Kerja

Kelompok adalah kumpulan dua orang atau lebih yang saling berinteraksi dan saling mempengaruhi untuk suatu tujuan tertentu yang dipahami bersama. Sedangkan kelompok kerja adalah kelompok yang disusun oleh organisasi dengan tujuan untuk menjalankan berbagai pekerjaan yang terkait dengan pencapaian tujuan organisasi.

Karakteristik kelompok:

1.      Merupakan kumpulan yang beranggotakan lebih dari satu orang

2.      Adanya interaksi di antara kumpulan orang tersebut

3.      Adanya tujuan bersama yang ingin dicapai

Kelompok kerja di bagi menjadi dua yaitu:

1.      Kelompok kerja formal adalah kelompok kerja yang dibentuk dan disusun secara resmi oleh manajer di mana kelompok kerja tersebut diberikan tugas dan pekerjaan yang terkait dengan pencapaian tujuan organisasi. Macam-macam kelompok kerja formal:

a.       Kelompok kerja langsung, merupakan kelompok kerja yang disusun oleh manajer dan beranggotakan beberapa orang bawahan yang berada di bagian di aman manajer tersebut ditugaskan.

b.      Kepanitiaan adalah kelompok kerja yang disusun oleh manajer dan beranggotakan beberapa orang yang bisa berasal dari bagian yang sama, atau bagian lain dari organisasi.

c.       Kelompok kerja temporal atau khusus adalah kelompok kerja yang disusun untuk kepentingan-kepentingan khusus dan bersifat sementara.

2.      Kelompok kerja informal adalah kelompok kerja yang disusun dengan sendirinya ketika beberapa anggota dari organisasi yang kegiatan tersebut biasanya tidak terkait langsung dengan rencana-rencana rutin dari organisasi, namun secara tidak langsung akan mempengaruhi kinerja dari orang-orang dalam organisasi.

image from : 2.bp.blogspot.com

B.            Komunikasi

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan berita atau informasi dari seseorang ke orang lain. Menurut Chester Bernard, komunikasi merupakan kekuatan utama dalam membentuk organisasi. Jadi komunikasi organisasi menurut Wiryanto adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Ada tiga unsur pokok organisasi yakni, komunikasi, tujuan organisasi, dan kemauan.

Menurut Webster istilah komunikasi berasal dari istilah communicare yang artinya suatu alat untuk berkomunikasi terutama suatu sistem penyampaian dan penerimaan berita. Komunikasi menurut Cartier dan Harwood adalah proses pengulangan ingat-ingatan. Kemudian dipertegas oleh Darvis, bahwa proses penyampaian informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain. Yang teramat penting dalam memahami komunikasi adalah suatu proses antar orang atau antar pribadi yang melibatkan suatu usaha untuk mengubah perilaku.

Tiga unsur pokok dapat digunakan untuk mengidentifikasi komunikasi yang relevan antara lain:

1.      Sifat Informasi

Sifat dari informasi sangat dipengaruhi oleh kelebihan nformasi (overload), pengertian dan umpan balik (feedback). Kelebihan informasi merupakan suatu keadaan bahwa besarnya jumlah informasi yang diterima akan banyak mempengaruhi jalannya komunikasi. Menurut Miller ada 7 reaksi terhadap kelebihan muatan informasi, yaitu:

a.       Orang-orang akan gagal dalam memperhitungkan informasi

b.      Banyak membuat kesalahan

c.       Menunda atau menumpuk pekerjaan (delaying or queuing)

d.      Penyaringan (filter)

e.       Seseorang cenderung menangkap informasi pada garis besarnya saja

f.       Menugaskan atau melemparkan tugas kepada orang lain untuk menghadapi kelebihan beban informasi ini.

g.      Kesengajaan untuk menghindari informasi yang datang

Sifat informasi yang datang juga sangat dipengaruhi oleh pengertian dan pemahaman penerima informasi. Informasi yang dikomunikasikan dapat mempunyai arti yang bermacam-macam. Ketidaksamaan pengertian antara penerima dan pengirim informasi akan menimbulkan kegagalan berkomunikasi. Pesan yang disampaikan dalam proses komunikasi diwujudkan melalui lambang-lambang tertentu. Simbol-simbol dalam komunikasi tersebut pada umumnya berupa kata-kata, gambar dan tindakan-tindakan isyarat.

Langkah berikutnya untuk menjamin adanya pengertian adalah dengan umpan balik. Umpan balik adalah suatu cara untuk menguji seberapa jauh informasi yang dikomunikasikan itu dimengerti. Karakteristik umpan balik yang efektif antara lain:

a.       Intensi

b.      Kekhusususan

c.       Deskriptif

d.      Kemanfaatan

e.       Komunikasi organisasi

f.       Tepat waktu

g.      Kesiapan

h.      Kejelasan

i.        Validitas

Komunikasi menurut Katz dan Khan adalah suatu proses sosial yang mempunyai relevansi terluas di dalam memfungsikan setiap kelompok, organisasi atau masyarakat. Organisasi menurut Everett Rogers adalah suatu sistem individu yang stabil yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama lewat suatu struktur hierarki dan pembagian kerja. Everett Rogers mengatakan “ suatu alan yang penting untuk mempelajari komunikasi organisasi ialah bahwa komunikasi tersebut terjadinya sangat tergantung pada struktur.

Dalam komunikasi dikenal dengan komunikasi formal yang mengikuti jalur hubungan formal yang tergambar dalam susunan atau struktur organisasi dan komunikasi informal yang arus informasinya sesuai dengan kepentingan dan kehendak masing-masing pribadi yang ada dalam organisasi tersebut. Proses komunikasi dalam struktur formal pada hakikatnya dapat dibedakan atas 3 dimensi, yaitu:

a.       Dimensi vertikal. Dimensi komunikasi yang mengalir dari atas ke bawah dan sebaliknya.

b.      Dimensi horizontal. Yakni pengiriman dan penerimaan berita atau informasi yang dilakukan antara berbagai pejabat yang mempunyai kedudukan sama.

c.       Dimensi luar organisasi. Dimensi komunikasi ini timbul sebagai akibat dari kenyataan bahwa suatu organisasi tidak bisa hidup sendirian.

2.      Komunikasi Antar Pribadi

Komunikasi antar pribadi ini berorientasi pada perilaku, sehingga penekanannya pada proses penyampaian informasi dari 1 orang ke orang lain. Secara formal, komunikasi ini dapat diartikan sebagai proses penyampaian berita yang dilakukan oleh seseorang dan diterimanya berita tersebut oleh orang lain atau kelompok kecil dari orang-orang dengan suatu akibat dan umpan balik yang segera. Pendapat Joseph A. Devito, “ efektifitas komunikasi antar pribadi dapat dilihat dari 5 hal berikut: adanya keterbukaan, empati, dukungan, kepositifan, dan kesamaan.

3.      Tujuan Komunikasi

Tujuan komunikasi dalam organisasi adalah untuk membentuk saling pengertian sehingga terjadi kesetaraan kerangka dan kesamaan pengalaman di antara anggota organisasi. Komunikasi organisasi harus dilihat dari berbagai sisi yaitu pertama, komunikasi antara atasan dan bawahan. Kedua, antara karyawan yang satu dengan karyawan yang lain. Ketiga, antara karyawan dengan atasan. Hubungan komunikasi antara atasan dengan bawahan juga tida bisa dilepaskan dari budaya paternalistik yaitu atasan jarang sekali atau tidak pernah memberikan kepada bawahannya untuk bertindak sendiri, untuk mengambil inisiatif dan mengambil keputusan.